Toplantı yönetimi, toplantı kavramı ve sürecinin tüm aşamalarını ve bileşenlerini yönetme sürecidir. Toplantıların öncesinde, sırasında ve sonrasında gerçekleştirilen eylemler, toplantının amacına etkili şekilde ve en kısa sürede ulaşmasında belirleyicidir. Toplantı yönetim sürecinin herhangi bir parçasının ihmal edilmesi verimsiz toplantılara, zaman kayıplarına ve ek toplantılara yol açabilir. Yöneticilerin ortalama olarak zamanının neredeyse yarısını toplantılarda geçirdiği düşünüldüğünde, bu zamanı verimli geçirmenin önemi ortaya çıkmaktadır.

Gerçekleştirdiğim danışmanlık çalışmalarında edindiğim gözlemlere göre iş yerlerinde yaşanan zaman kayıplarında en büyük pay, verimsiz gerçekleşen toplantılara ait. Bu durum göz önüne alındığında, toplantıların verimli gerçekleşmesi için yapılması gerekenleri bilmek ve bunlara dikkat etmek, yalnız toplantının amacına uygun gerçekleşmesini sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda iş yerinde zaman kayıplarının da önüne geçiyor.

Verimli toplantılar gerçekleştirebilmek için toplantı öncesi hazırlıkları eksiksiz yapmak önemlidir. Toplantı hazırlık sürecinde ilk olarak toplantı gündemi belirlenir, hedefe yönelik toplantı ajandası oluşturulur ve toplantıya katılacak olanlar gündem konusunda bilgilendirilir. Toplantının başlangıç ve bitiş saatleri duyurulur. Toplantıyı yönetecek kişinin de kişisel hazırlıklarını gerçekleştirmesi, başarılı bir toplantı yönetimi ortaya koymasını destekler. Toplantı öncesinde yapılan hazırlığa ayrılacak zaman, süreç boyunca gerçekleşebilecek zaman kayıplarının önüne geçilmesini sağlar.

Toplantıyı yöneten kişi, toplantının sorunsuz şekilde gerçekleştiğinden emin olarak ve toplantı sırasında tüm katılımcıların katkıda bulunmasını destekleyerek toplantı verimini olumlu yönde etkiler. Toplantının hedeflerine ulaşılmasını sağlamak, hedeflerin çizdiği çerçevenin dışına çıkılmadığından emin olmak da toplantı yöneticisinin sorumluluğundadır.

Toplantıların belirlenen zamanda bitmesi için azami özen gösterilmesi zamanın etkin kullanımı açısından önemlidir. Bitiş saatine riayet edilebilmesi için toplantının çerçevesinin dışına taşmamasına özen göstermek, gündem dışı konularla toplantı süresini uzatmamak gerekir. Detaylı şekilde planlanan toplantılar, belirlenen bitiş saatinde tamamlanma konusunda daha başarılı olurlar. Bununla birlikte toplantıda uzamalar da söz konusu olabilir, bu durumda uzamaya ilişkin kararın mutabakata sunulması gerekir. Toplantının belirlenen başlangıç saatinde başlaması da toplantı akışı için önemlidir.

Toplantı notlarının görevlendirilecek bir kişi tarafından tutulması, alınan kararların netleştirilmesi, hatırlanması ve yürürlüğe sokulması için önemlidir. Takip edilecek işlerin kim tarafından takip edileceği, takip tarihi ve bilgilendirme detaylarının bulunacağı bu özetin, her toplantı sonrasında katılımcılara dağıtılması toplantıda işlenen konuların takibini destekler. Verimli bir toplantının sonunda katılımcılar, toplantı hedefi doğrultusunda gerçekleştirecekleri bireysel hedefler konusunda bilgilendirilir, bu hedefler doğrultusunda zaman ve eylem planına sahip olurlar.

Bu maddelerin sağlanması ilk bakışta zor gibi görünüyor olsa da verimsiz gerçekleşen toplantıların maliyeti ve komplikasyonu çok daha yüksektir. Mesai saatlerinden maksimum performans elde edilmesi gerçekte etkin takip sistemi veverimli çalışma prensiplerine uyumla mümkündür.

Gözlemlerim ve gerçekleştirdiğim danışmanlık çalışmalarının çıktıları bana gösteriyor ki bahsi geçen adımların atılmaması ve verimli toplantıların gerçekleştirilememesi, iki tür sonuca götürüyor:

Toplantıların aynı verimsizlikle gerçekleştirilmeye devam etmesi ve verim kaybı

Toplantıların artık yapılmaması

Başarılı yönetilen toplantılar, ekip motivasyonunu güçlendiren, iş takibini sağlayan, hedeflere ulaşılmasını destekleyen kritik bir başarı faktörüdür. Toplantılarda verim alınamaması durumunda takip edilmesi gereken yol toplantı yapmayı terk etmek değil, yöneticinin toplantı yönetimi konusunda gelişim alanları üzerinde çalışmasıdır.