Müzakere, iki veya daha fazla tarafın, fikir veya çıkar ayrımında olduğu durumlarda, ortak ve faydalı bir sonuca varmayı amaçlayan diyalog olarak tanımlanır. Bu anlamıyla, kapsamı yalnızca devletler veya tüzel kişiler arasındaki diyalogdan daha geniştir. Arkadaşınızla hangi filmi izleyeceğinize dair yaptığınız konuşma da, şirketinizin birleşme görüşmeleri de müzakere kapsamındadır. Bu sebeple müzakere tekniklerine hakim olmak, kişiyi yaşamın her alanında ileri taşır, faydalı sonuçlar elde etmesine ve çatışma durumlarından kaçınmasına yardımcı olur. Bu yetkinlik, yöneticiler için de yapacakları müzakerelerden kendileri ve kurumları adına en başarılı sonucu elde etmelerinde kilit rol oynar.

Öncelikle müzakere kavramını zihnimizde doğru pozisyona oturtmalıyız. Müzakere, “Ben kazanacağım.” diyerek taktik üretmek olarak algılanmamalıdır. Asıl amacın, iki taraf için de faydalı bir sonuç doğuracak ortak bir karara varmak olduğu unutulmamalı.

Müzakere, özünde güvene dayanır. Bu güveni sağlamak için taraflar birbirlerine verdikleri taahhütleri yerine getirmelidir. Daha önce o kurumla görüşme yapmış ve anlaşma şartlarına uyulmasını sağlamış bir yönetici, kurulan ilişki ve yarattığı güveni sonraki müzakerelerde lehine kullabilir. Tutarlı, samimi ve inandıcı olmak, söz konusu değerleri çıkarların üzerinde görmek, karşılıklı güven ortamı kurulmasına yardımcı olur. Tabii ki müzakere konusu işlenirken çıkarların önemi yadsınamaz ancak oluşturulacak güven ortamı, ortak faydaya ulaşmayı kolaylaştırarak ve taraflar arası ilişkiyi güçlendirerek, uzun vadede bütün tarafların çıkarına hizmet eder. Müzakere taraflarının, ortak çıkarın amaçlandığına dair birbirlerine duyacağı güven, müzakerenin sonuca ulaşılabilmesi için elzemdir. Taraflardan biri kendisine çıkarların dayatıldığını, müzakere sonucunda zarar görebileceğini veya karşısındaki tarafın amacının müzakerede üstün gelmek olduğunu hissederse, anlaşmaya varmak için gerekli olan iletişim köprüleri yıkılabilir.

Müzakere bir kazanma sanatı değil uzlaşma sanatıdır. Bu sanatın da en önemli etmeni, sağlıklı iletişimdir. İyi bir dinleyici olmak ve güçlü sorular sormak, tarafların önceliklerini saptamamızı sağlar. Taleplerimizi bu saptamalara göre şekillendirdiğimizde uzlaşı daha olası hale gelir. Karşımızdakinin o an ne hissettiğini tahmin etmek üzere sezgilerimizi kullanmak, müzakere etme biçimimizi de buna göre şekillendirmek, çatışma durumlarının önüne geçer. Tarafları tanımak maksadıyla müzakere öncesinde müzakere edilecek yönetici ve kurumu hakkında araştırmalar yapmak ve müzakere sırasında gözlemlerden yararlanmak, müzakere başarısının temel taşlarındandır. Karşı tarafa önceliklerini sormak da onları tanımanın belki de en etkin yoludur. Unutulmamalıdır ki müzakere yapılan kişi düşmanımız değil, aksine iş birliği yaparak pozitif bir çıktı elde etmeyi hedeflediğimiz ortağımızdır. Nasıl talep edeceğini bilmek kadar ne talep edeceğini saptamak da önemlidir. Yapılan araştırmalar adalet kavramının, insanların yaklaşık %80’inin en çok önemsediği değer olduğunu ortaya koyuyor. Dolayısıyla müzakere sırasındaki pozisyonumuzun ve taleplerimizin de adil olması, onlara ulaşmamıza yardımcı olur. Yönetici, müzakere sırasında samimi, nazik ve olumlu bir tutum takınılmaya dikkat edilmelidir. Anlaşmazlıklar yerine uzlaşılan konulara odaklanmak, müzakere zemininin güçlenmesine yardımcı olur.

Sağlıklı bir müzakere zemini oluşturmak kadar, kurumunuzun çıkarlarına hakim olmanız ve bunlara uygun bir ortak sonuca ulaşmanız da önemli. Bunun için yönetici müzakere sırasında karşılaşılabilecek baskı unsurlarına hazırlıklı olmalı, bu unsurların gereğinden fazla taviz vermesine yol açmasından kaçınmalıdır. Karşılıklı bir taviz ortamı yaratılmalı, bir şey almadan bir şey verilmemelidir. Müzakere edilecek konuya enine boyuna hakim olunarak, nelerden taviz verilebilirken nelerden verilmemesi gerektiği önceden planlanmalıdır. Müzakerede karşılaşılabilecek tüm ihtimalleri gözden geçirmek ve müzakere sürecini zihinde bir kaç kez canlandırmak, sürecin hazırlıklı ve özgüvenli bir şekilde yürütülmesini sağlar. Müzakerelerde bir anlaşmaya varılamaması da her zaman ihtimal dahilindedir. Bu sebeple anlaşma olmaması durumu için de eylem planı çizilmeli, alternatifler belirlenmelidir.

Tarafların kimliği, ihtiyaçları ve öncelikleri, anlaşmanın taraflara maliyeti, müzakerenin yapılacağı ortam ve zaman dilimi derinlemesine analiz edilmelidir. Tüm bu çalışmalara karşın müzakere süreçlerindeki bütün olasılıklar için yazılı bir senaryo oluşturmak mümkün değildir. Bu nedenle çevik olmak, pozisyonumuzu müzakere sürecinde ortaya çıkabilen yeni durumlara adapte edebilmek önemlidir.

Doğru planlama ve sağlıklı iletişimle yürütülen müzakereler, tarafların memnun olacağı bir müzakere süreci ve karşılıklı iş birliğine dayanan sonuçlara ulaştırır. Müzakere tekniklerinde uzmanlaşmak, uygulama ve pratikle mümkündür. Gerektirdiği öğrenme ve uygulama mesaisinin karşılığını fazlasıyla verecek olan bu yetkinlik, yöneticinin hem dinleme, gözlemleme, empati gibi sosyal yetkinliklerini güçlendirir hem de uzlaşmacı, iş bitiren, başarılı bir iş insanı olmasını destekler.